I- İletişim Kurma
Karmaşık düşünceler üretmek ve bunları sonuç alabilecek şekilde ifade edebilmek organizasyonlarda çok önemli bir rol oynar.
İletişim kurabilme becerisi, konuşmak, ikna etmek, öğretmek ve tartışmak gibi bir dizi etkinliği içerir. Bunları başarıyla gerçekleştirmek için, düşünceleri ifade edebilmenin ve iletişim kurmanın ne anlama geldiğini anlamak; gerekli yetenek ve becerileri geliştirmek şarttır.
İnsanlar iletişim kurmadan edemezler. İletişim, insan davranışının en temel öğesidir. Ancak iletişim kurarken, ne söylediğiniz ve hangi düşünceleri dile getirdiğinizden çok, bunları nasıl ifade ettiğiniz, bir başka deyişle iletişim tarzınız, asıl belirleyici unsurdur.
İletişimde başarılı olmanız, mesajınızı alan kişilerin onu inanılır ve güvenilir bir mesaj olarak değerlendirmelerine bağlıdır.
İyi bir iletişime duyulan ihtiyaç
İyi ve doğru bir iletişim kurmak, işlerinize akış kazandırır. Yöneticilik yapıyorsanız, ya bilgi edinmek isteyeceksiniz ya da başkalarını bilgilendireceksinizdir. Bazen de, başkalarının sizi anlamalarını ve istekleriniz doğrultusunda davranmalarını sağlamanız gerekecektir.
Her iki durumda da, iletişim eksikliği ya da yokluğu yanlış anlaşılmalara, dolayısıyla da birçok soruna yol açar. Etkili bir iletişim kurmayı amaçlıyorsanız, işlerin hangi noktalarda ters gitmeye başlayabileceğini bilmek yararlı bir başlangıç noktasıdır.
Yetersiz bir iletişimin belirtileri
İnsanlar kendilerini gerektiği gibi ifade edebilmek için pek çaba göstermezler. Bunun nedeni düşünebilme yetersizliği ve kafa karışıklığı değil, bir düşüncenin nasıl ifade edileceğini bilmemektir. İnsanların, düşüncelerinin iyi ifade edilemediği ya da anlaşılamadığı duygusunu taşıdıklarını keşfetmek pek zor değildir.
Bu durumlarda genellikle şu tür şeyler söylenir:
– “Madem ki bunu kastediyorsunuz, niçin öyle söylemediniz?”
– “Ne istediklerini açıkça belirtmelerini beklerim.”
– “Benden isteneni kavradığımdan emin değilim.”
– “Ciddi mi, şaka mı yapıyor, belli değil.”
– “Gerçekten de anlamıyorum.”
Bu iletişim kopukluğu her zaman yüksek sesle dile getirilemeyebilir. Bir kaş çatma ya da iç çekme de bunun belirtisidir. Bu tepkilerden de, iletilmek istenilen şeyin ve alımlanması amaçlanan bilginin yerine ulaşmadığı belli olur. Dolayısıyla amaçlanan ile ulaşılan arasındaki açığın kapatılmasına yönelik yollar bulmak, hayati önem taşımaktadır.
Mesajları net olarak dile getirmemek
Düşüncelerin ve bilgilerin, aktarabilmek amacıyla mesajlar içine yerleştirilmesi süreci, uygun şekilde değerlendirilmelidir. İnsanların ilginç düşünceleri ve görüşleri olması çok muhtemeldir; ancak iki etken insanlarla iyi bir iletişim kurmanın yolunu tıkayabilir:
1. İletilmesi gereken şeyin ne olduğu konusunda açık seçik ve mantıklı düşünebilme yetersizliği, örneğin; “Daha fazla zarfa ihtiyacımız var” demek dururken, “Zarflar tükeniyor” demek gibi.
2. Mesajı alacak olanın ilgi alanlarını anlayamamak ve onun anlayabileceği terimleri kullanmamak, örneğin; bilimsel terimler kullanmak.
Mesajınız açık seçik ifade edilmemişse başkaları tarafından gerektiği gibi değerlendirilemeyeceği için, etkili bir iletişim kurmanız da olanaksızlaşır.
Yanlış izlenim vermek
İş dünyasında çok az insan karşılarındaki kimseleri kırıcı davranışlar gösterir; ancak kimi kişilerin davranışlarındaki bazı özellikler, insanlar üzerinde kötü izlenimler bırakır.
En kötü üç unsur şunlardır:
1- Dış görünüşünüz: Herhangi bir nedenle insanlarla bir araya gelirken giyiminize özen göstermeyişiniz, o kişileri pek önemsemediğinizin belirtisi olarak algılanabileceği gibi, onlara tahakküm etmeye çalıştığınız anlamına da çekilebilir. Daracık kot pantolonlar, şık bir takım elbiseden farklı etki yapar. Duruma bağlı olarak, her iki tarz giyim de daha baştan yanlış bir mesaj verebilir.
2- Kullandığınız dil: Gündelik sokak ağzını düşünmeden kullanmak mesajınızı çirkinleştirip bozabilir. Örneğin; mesleğinizdeki hedef kitledekilere ‘takım arkadaşınız’ gibi hitap etmek aranızdaki özel ilişkiler izin verdiği sürece bir dostluk duygusu yaratıyor gibi görünse de, kendinizi doğru ifade edemediğiniz başka kimseler üzerinde olumsuz bir etki bırakabilirsiniz.
3- Gecikme alışkanlığınız: Bir yere zamanında gelmemeniz, sizi bekleyenleri pek önemsemediğinize bir işaret olarak algılanabilir. Dakik kişiler ilgili ve meraklı oldukları izlenimini bırakırlar, ısrarla geç kalanlar ise, konuşulması gereken konunun öyle pek de önemli olmadığı izlenimini verebilirler.
Bütün bu davranışların vereceği mesaj; insanları ciddiye almayıp, onlar hakkında düşünmediğiniz ya da onların düşüncelerini ve sağlayabilecekleri yararları umursamadığınızdır. Doğru izlenimi nasıl yaratabileceğinizi ve siz ağzınızı bile açmadan çıkabilecek bu tür engelleri nasıl aşabileceğinizi düşünmekte yarar vardır.
Gerektiği gibi dinlememek
İnsanlar, gazete okumakla ya da başka bir şeyle meşgul oldukları halde sizi dinlediklerini öne sürebilirler. Ancak, onlardan istediğiniz şeyi yapmazlarsa, sizi dinlediklerinden şüphe etmeye hakkınız vardır. Sorun onların, işitmek ile dinlemeyi birbirine karıştırmış olmalarından kaynaklanmaktadır. İnsanlar gerektiği gibi dinlemedikleri durumlarda, söylenen şeyi duymuş olabilirler, ancak o sırada dikkatleri başka bir şeyde olduğu için çok önemli bir noktayı kaçıracaklardır. Ya da iletmek istediğiniz mesajın sadece yarısını almışlardır, bunu da, istenenin tümü olarak algılamışlardır. Sözcükler işitilir ve belli zihinsel işlemlerden geçirilerek değerlendirilir, ama gene de bunların tümü bilinçli olarak kavranılamaz. Örneğin; bir toplantıda bir kişinin söylediklerini dinlerken, başkalarının konuştuklarını da işitirsiniz.
İnsanlar sizi dinleyip dinlememeye, söylediklerinize ve onları söyleyiş tarzınıza bakarak karar verirler. Sadece ne söylediğiniz ya da yazdığınız değil, mesajınızı iletiş tarzınız da insanları sizinle iletişim kurma konusunda cesaretlendirip motive eder.
İnsanların mesajları dinlememeleri ya da söylenene dikkat etmemeleri halinde sonradan bunları hatırlamayacakları da aşikârdır. Ve eğer mesaj gerektiği gibi anlaşılmamışsa hata yapma payı da oldukça fazladır.
Özet: Yöneticilikte İletişim
Etkili bir iletişim kurmaksızın yöneticilik yapmak olanaksızdır. Anlaşılır biçimde iletişim kurmaz, kendinizi ifade edemezseniz, insanlar sizin ne demek istediğinizi ya da kafanızdan ne geçirdiğinizi bilemezler. Doğru aktarım, düşünce ile eylem arasındaki gerekli bağı kurar. İletişim kurmak kendiliğinden olup biten bir şey değildir. İletmek istediğiniz mesajın özüne dikkat etmenizi gerektirir. Ayrıca, mesajınızın doğru anlaşılmasını istiyorsanız, iletişim tarzınıza da dikkat etmelisiniz. Aksi halde, iletişim kurma zahmetine hiç girmeyin.
Kendinize soracağınız sorular
Nasıl iletişim kurduğunuzu düşünün ve aşağıdaki sorulara cevap verin:
– Başkalarının, dile getirdiğim şeyleri her zaman kesinlikle anladıklarını varsaymaya eğilimli miyim?
– Neyi iletmek, neyi dile getirmek istediğim konusunda mantıklı ve açık seçik düşünebiliyor muyum?
– İnsanların dikkatini çekmeye çalışırken arasıra onların ilgilerini ve ihtiyaçlarını gözetmekte, bunları işin içine katmakta ihmalci davranıyor muyum?
– Davranışımın bütün sonuçlarını ve etkilerini kavrayamadığım ve iyi değerlendiremediğim için yanlış izlenim yaratıyor muyum?
– Kimi zaman sadece duymak istediğim şeyleri dinlemek gibi bir eğilimim var mı?
– Söylediklerimden bir anlam çıkarmayı genellikle başkalarına mı bırakıyorum?
Bu soruların hepsine ya da bir bölümüne “Evet” cevabı veriyorsanız, iletişim kurma tarzınızı ve alışkanlıklarınızı dikkatlice gözden geçirmeniz gerekir.
Eğer…
– Kimi zaman insanların, söylediklerinizi yanlış anladıklarını kabul ediyorsanız,
– İletişim kurmadan önce daha açık seçik ve daha mantıklı düşünmeye kararlı ve azimliyseniz,
– Başkalarının ilgilerini ve ihtiyaçlarını da hesaba katarak onların dikkatini kendi üzerinize çekmenin önemini kavradıysanız,
– İyi bir izlenim yaratmanız halinde, iletmek istediğiniz mesajın dikkate alınması konusunda önemli bir adım atmış olacağınızı kabul ediyorsanız,
– İnsanları dinlemek için daha fazla çaba göstermeye kararlıysanız, mesajı doğru almanın/iletmenin yararını fark ettiyseniz, gelişme gösteriyorsunuz demektir.
İletişim sürecini anlamak
İletişim sürecini anlayabilmek için, beynin nasıl çalıştığını biraz bilmekte yarar vardır. Gerçi bu konu hâlâ yeterince açıklanmış değildir, ama gene de beyindeki iletişim süreçleri ve insanlararası iletişim konusunda epeyce bilgi edinilmiştir.
Büyük beynin çalışma süreçleri:
Karmaşık düşünceler üretme ve bunları ifade edebilme, insan beyninin belli başlı yeteneklerindendir. Beynin kendisine ulaşan verilerin toplanması, işlenip değerlendirilmesi ve bir bütün oluşturacak şekilde genelleştirilmesinden ibaret olan üç temel görevi vardır:
a. İzlenimlerin toplanması:
Görme, işitme ve hissetme yoluyla beyne giren veriler, söz konusu kimsenin kişisel durum ve tercihine göre, görüntüler, sözcükler ya da sesler biçiminde depolanırlar. Kimileri için görsel imajlar daha etkili olur, kimileri içinse konuşma, sesler ya da bir nesneye dokunma. Günlük hayatın akışı içinde beyne ulaşan bu milyonlarca izlenimin hangi tercihlere göre toplanıp depolanacağının on iki yaşında belirlendiği düşünülmektedir.
b. Düşüncelerin işlenip değerlendirilmesi:
Beyne giren veriler değişik “bellek bankalarında” korunmakta ve düşünce üretilirken karşılıklı etkileşimle bir araya gelerek düşünceyi oluşturmaktadırlar. Seçilmiş enformasyonları yeniden düzenlemek ve bunlar arasında gerekli bağları kurmak beynin becerisidir.
Bunu yapmak kolay değildir. Beyin bunu bazen başarır; ama bazen görsel bellekte depolanmış bir yüzün ya da bir nesnenin adını, sözel bellek bankasından bulup çıkarmakta zorlanır. Bu bellek bankaları, bildiğimiz banka kasalarını andırırlar. Bu kasaların zaman ayarlı kilitleri vardır ve bir düğme sayesinde açılabilirler.
c. Konuşmanın Oluşturulması:
Düşüncelerin konuşma olarak iletişime sokulabilmesi için bir dizi ifade becerisinin üretilmesi gerekir. Bunlar, nesneleri ad olarak sınıflandırmak, yüklemler bulmak ve tutarlı cümleler oluşturabilmek gibi becerileridir.
İnsanların anlatmayı amaçladıkları şeyi sözlü ifadeye dökmekte güçlük çekmelerine şaşmamak gerekir. Ya da hatta kendilerine iletilmek istenen bir düşünce, anlayabilecekleri bir biçimde onlara aktarılmamışsa, söyleneni kavrayamamalarında da şaşılacak bir şey yoktur. Kimi insanlar görsel kavramayla çalışabilmek için görsel bir modele ihtiyaç duyarlar. Kimileri, nesneleri görselleştirmede başarılıyken, uygun tanımı bulmakta zorlanırlar. Bazıları ise adları, yüklemleri anlamlı bir biçimde birbirine bağlamakta yetersizdir. Çoğumuz, insanların, başka çareleri kalmayınca karşısındakine, “Ne demek istediğimi anlıyorsun, değil mi?” diye sorduğuna sık sık tanık olmuşuzdur. Uygun ifade, gerekli ad zaten yoksa, iletişim kurabilmek için bir şeyler bulmak gerekir.
Değişken etmenler
İnsanların beyinsel faaliyetleri hemen hemen benzer yollardan gerçekleşir, ancak insan dış dünyadan beyne gelen bilgilerin ve uyarımların baskısı altında, bu bilgilen seçip ayıklamayı ve değerlendirmeyi öğrenir. Bu şu demektir:
– Bilgi ya da uyarım olarak ortada dolaşan her şey beyin tarafından toplanmaz.
– Toplananlar, her insanın bireysel algılama kapasitesine, duygusal konumuna ve cinsiyetine göre farklı değerlendirilir.
a. Algılama kapasiteniz:
İnsanların dünyayı algılayış tarzları, düşüncelerini oluşturup biçimlendirmelerini de belirleyen etmendir. Çoğu kimse bazen görünen şeyin bir yanılsama olduğunun farkındadır; beyin enformasyonlarla işlem yaparken görmek istediği ya da görmeyi umduğu şeyi gördüğü için, bu yanılsamalar bize oyun oynarlar.
Algılarınız, doğduğunuz andan itibaren başlayan temel öğrenme süreçleri biçimlenerek, tutum ve davranışlarınızı, hal ve tavırlarınızı, motivasyonlarınızı ve ilgilerinizi içerir. Algıladığınız şeyler, düşüncelerinizi üretiş biçiminizi de şu aşamalarda etkileyecektir:
– Bilgilerin toplanması: İnsanlar aynı durum ve koşullarla karşı karşıya kalsalar da çok nadir olarak aynı bilgileri toplarlar.
– Durum ve koşulların yorumlanması. Aynı bilgiyi kullanan insanlar kendi kişisel değerlendirmelerine göre, o bilgiyi hemen hemen tamamen birbirlerinden farklı biçimlerde yorumlarlar.
– Tavır ve tutum: İnsanlar bir durumu yorumlarken aslında söz konusu durumla ilgisi bulunmayan olayları, olguları ve etmenleri, onunla ilgiliymiş gibi görürler.
Herkes izlenimlerine, daha önceki deneyimlerine ve beklentilerine göre farklı ve kendine özgü düşünceler üretir; bu demektir ki önyargılı bir biçimde toplanıp değerlendirilmesi olasılığı yüksektir; bu da mutlaka iletişim sürecini etkileyecektir.
b. Duygusal durumunuz:
Duygularınız, bilgileri değerlendiriş tarzınızı ve buradan düşünceler oluşturma biçiminizi önemli ölçüde belirler. Bu süreçlerde uzun ya da kısa vadeli etkiler iş başındadır. Örneğin; mutsuzluğa yol açmış duygusal bir deneyimin etkilerini aşabilmek için epey bir zamana ihtiyaç olabilir ve size o deneyimi ya da olayı anımsatacak masum bir işaret, elbette ki bundan haberi olmayan kişileri şaşırtacak biçimde, sizin tepkinizi belirleyecek duygulara yol açabilir.
Ya da hiç beklenmedik bir övgü kendinize olan güveninizi artırıp, gerek ilişkilerinizi gerekse duygularınızı bütün bir gün boyunca etkisi altında tutabilir. İçinde bulunduğunuz duygusal durum, alacağınız ve vereceğiniz bilgileri seçişinizi etkiler. Kendinizi sorumlu hissetmenize ya da tersine kayıtsız ve dolayısıyla sakin oluşunuza göre, aynı mesajı alış ya da iletiş biçiminiz ve tutumunuz da farklı olacaktır.
– Aşırı heyecanlıysanız ya da stres altındaysanız, mantıklı düşünme süreçleriniz bu duyguların gölgesinde kalacağından, muhtemelen iletişim de bu durumdan etkilenecek ve engellenecektir. Dolayısıyla belli bir mesajı, amaçlanandan daha olumlu ya da olumsuz karşılamanız mümkün olabilir.
– Sizinle iletişim kuran kişi hakkında kesin yargılarınız varsa, aldığınız mesajı yorumlayış tarzınız, bu yargının etkisi altında kalacaktır. Aynı şekilde sizin verdiğiniz herhangi bir mesaj, o kimselerin sizin hakkınızdaki görüşlerinin etkisi altında kalacaktır.
– Bir şeye daha fazla ilgi duyuyorsanız, ilgilendiğiniz şeyle doğrudan ilintili olan ve size önemli gelen bilgileri toplamaya eğilimli olurken, tersine öteki bilgileri ya görmezden gelir ya da fark etmezsiniz.
Sonuç olarak diyebiliriz ki, insanların içinde bulundukları duygusal durum, onların mesajları alış ve yollayışlarını doğrudan etkiler.
c. Cinsiyetiniz:
Hoşunuza gitsin ya da gitmesin cinsiyetiniz de iletişim süreçlerini belirleyici bir rol oynar. Erkek ve kadınların beyin yapılarının farklı olduğu ve bu farklılığın iletişim tarzına doğrudan yansıdığı bilinmektedir. Örneğin:
– Erkeklerde sözel ve görsel verilerin alanı birbirleriyle kadınlarınkine göre daha az bağantılıdır. Kadınlar ise sözel ve görsel alanları koordine etme, dolayısıyla görsel ve sözlü ifadeye dayalı bilgileri bütünleştirme açısından daha yeteneklidirler. Bu da, erkekler bir bütün içinde ancak belli bir alan üzerinde yoğunlaşırken kadınların bütün bir tabloyu göz önünde tutabildikleri anlamına gelir.
– Erkeklerde saldırganlık davranışını yöneten merkezler daha aktiftir, oysa kadınlarda, duygusal merkezler belirleyicidir. Bu özellikler, erkekleri iletişim sırasında daha kavgacı ve rekabetçi kılarken, kadınların işbirliğine daha yatkın olmalarına yol açar.
– Erkek ve kadınlar söyleneni birbirinden farklı şekilde kavrarlar.
Bütünüyle cinsel kimliğimizle bağlantılı olan bu karakteristik özelliklerin yol açtığı farklılıklar, erkeklerin ve kadınların birbirlerinin mesajlarını nasıl alıp nasıl değerlendirdiklerini önemli ölçüde belirlerler.
Özet: İletişim sistemi
Başarılı bir iletişim kurmanın biraz da şans meselesi olduğundan emin olun; insanların bilgileri nasıl topladıklarını, depolayıp işlediklerini, düşünceler üretip bunları bir konuşma (dil) sistemine dönüştürdüklerini kavrarsanız, iyi ve sonuç alıcı bir iletişimin de gerçekten biraz şans işi olduğunu anlarsınız.
Ama öte yandan, bireysel tercihlerimizin iletiyi etkilemesine izin vermemiz durumunda, bunun ne gibi sonuçlara yol açabileceği üzerinde düşünmemiz de yararlı olabilir. Çünkü, bir kez daha anımsatacak olursak, bir kişinin yorumu bir diğerinin yorumuyla aynı olamaz. Algı kapasitesi, duygusal yapısı ve nihayet cinsiyeti, kişinin bilgileri seçip toplayışını ve onlan değerlendirip işleyişini önemli ölçüde belirler.
Bütün bunlar yine her insana farklı farklı yansımakla, herkesi değişik biçimde etkilemekle kalmayacak, onlar üzerindeki etkiler de her an değişebilecektir. İletişim sürekli bir hareket halinde olma durumudur.
Kendinize soracağınız sorular
İletişiminize yansıyabilecek, onu şu ya da bu şekilde yönlendirebilecek etkiler üzerinde düşünüp, kendinize aşağıdaki soruları sorun:
– Beynin birbirinden ayrı, görsel ve sözel olmak üzere iki alanı bulunduğunu ve düşünce oluşturma sırasında bilgilerin bu iki alandan alınıp kullanıldığını biliyor muyum?
– İnsanların algılama yeteneklerinin iletişim kurma tarzlarını etkilediğini biliyor muyum?
– İnsanların bilgileri kişisel tercihlerine göre toplayıp değerlendirdiklerinin bilincinde miyim?
– Farklı duygusal yapıların, insanların bilgileri veriş ve alışını etkilediğini kavrıyor muyum?
– Erkek ve kadınların bilgileri gerek işleyip değerlendirirken, gerek onları iletişime sokarken farklı davrandıklarını ve farklı etkiler altında olduklarını biliyor muyum?
– İletişim kurmanın sandığımdan çok daha karmaşık bir süreç ve faaliyet olduğunu anlayabiliyor muyum?
Eğer…
– Beyinde görsel ve sözel olmak üzere iki ayrı alan bulunduğunu ve bunların birbirleriyle bir bütünlük kurarak, dıştan gelen uyarımlarla çalıştığını,
– İnsanların bilgiyi toplarken ve işleyip değerlendirirken farklı tercihleri olduğunun bilincindeyseniz,
– Hangi bilginin hangi biçimlerde toplanacağı konusundaki kişisel tercihlerin, insanların düşünme süreçlerini de doğrudan etkilediğini anlayabildiyseniz,
– İnsanların algılama yeteneğinin ve kapasitesinin bilgileri alış ve bildirişlerini etkilediklerini kavrayabildiyseniz,
– İnsanların duygusal durumlarının ve yapılarının iletilen mesajları yorumlayışlarını ve bir mesajı nakledişlerini etkilediğini kavradıysanız,
– İnsanların bilgileri değerlendiriş ve iletiş tarzlarının, onların cinsel kimliklerince önemli ölçüde belirlendiğini biliyorsanız,
– Düşünceleri iletebilmenin ve alabilmenin karmaşık bir süreç olduğunu kavrayabiliyorsanız, gelişme gösteriyorsunuz demektir.
Mesajları yollamak ve almak
İletişim, mesajların gerek yollanması, gerekse de alınması sırasında düşüncenin aktarılmasını ve anlaşılmasını amaçlayan aktif bir süreçtir.
Bir düşünce beyinde şekillenmişse, artık orada sonsuza kadar kilitlenip kalır. Bu zaten istediğiniz bir şeydir, ama bu düşünceyi başkalarına aktarmaya kalkıştığınızda, onu açık seçik anlaşılacak şekilde kodlamanız şarttır. Hiç kimse beyninizin içine girip düşüncenizi dışarıya çıkartamaz; ya da düşünceleriniz sanki günlük gazeteymiş gibi onları okuyamaz.
İletişim iki yönlü bir süreçtir ve bilgi aktarımı sırasında her iki ucu da hesaba katmak gerekir:
– Düşünceyi kodlamak: Gönderici – aktarılmak istenen düşünceyi sözcüklere dönüştüren.
– Kodlanmış düşünceyi çözmek: Alıcı – sözcükleri yorumlayıp bunlardan bir anlam oluşturan.
İletişim sırasında, aynı anda hem alıcı hem göndericisinizdir. Beyin, dinlenmek için gereken sürenin dörtte biri kadar sürede bilgi işleme kapasitesine sahiptir. Yani, dinlerken bir cevap hazırlamak için zamanınız vardır. Ama yollayıcı iseniz, alıcının mesajını anlayıp anlamadığını, ancak onun tepkilerinden çıkartabilirsiniz.
1- Mesajların Yollanması:
Ne tür bir mesaj yollarsanız yollayın, iletişim, daha doğrusu mesajı iletme süreci hem yönlendirilmeli hem de anlaşılmalıdır. İletişim kurarken kaçınılmaz olarak iki şey yaparsınız: Birincisi, bilgiyi yollarsınız; ikincisi ve büyük olasılıkla daha önemlisi, ilettiğiniz bilgiyi alanlarda elverişli bir izlenim yaratarak onlarla bir ilişki kurarsınız.
İletişim kurarken önemsiz, sıradan bir olgudan karmaşık düşüncelere kadar uzanan bir alanda hareket edersiniz; bu nedenle düşüncelerinizi inşa ediş tarzınız onların alıcıya başarıyla ulaşmasını da önemli ölçüde belirleyecektir. Bunu sağlamak için iki şey yapmanız gerekir:
a- Düşünceleri düzene sokup sıralamak: Olguları, fikirleri bir araya getirmek ve önemli, anahtar noktaları mantıksal bir sıraya sokmak demektir,
b- Bilgi aktarmak: Düşüncelerinizi net bir şekilde iletebilmeniz için doğru sözcükleri ve imajları aktarmak, böylelikle anlamın açık seçik ve mesajın anlaşılır olmasını sağlamak demektir.
Düşüncelerinizi sıraya sokmak:
Düşüncelerinizi sıraya sokabilmek için onlar üzerinde dikkatle yoğunlaşmış olmanız gerekir. Mesajınızın karmaşık yapısını çözüp ayrıştırmanız ve iletmek istediğiniz şeyi destekleyecek bilgiler toplamanız şarttır.
Bilgileri net olarak aktarmak:
Mesajınızı şekillendirip ifade etmeniz yollama sürecinin bir parçasını oluşturur. Düşüncenizi kodlayıp, akıcı kusursuz bir biçimde aktarmanız ise diğer parçasını.
Ne söylemek istediğiniz konusunda karar alırken, iletişim kuracağınız kişiyle olan ilişkinizi göz önünde bulundurmanız gerekir. Karşı tarafın ilgileri konusunda duyarlıysanız, mesajınızı oluştururken büyük ölçüde rahat edersiniz.
Bir düşünceyi aktarırken seçeceğiniz sözcükler, düşüncenin kendisi kadar önemlidir. Sözcükler, imajlar, sesler ve duygular yaratacak güce sahiptirler. İletişimin diğer ucundakileri mutlu ya da öfkeli, neşeli ya da üzüntülü kılabilirler. Sözcükleri, amaçladığınız anlamları karşı tarafa taşımalarını sağlayacak şekilde seçmelisiniz.
İletmek istediğiniz bilgilerin çeşitli düzlemlerde yer alması mümkündür ve insanların sizi anlaması için bu çeşitli düzlemlerdeki bilgilerin uygun şekilde aktarılması gerekir.
– Olguların betimlenmesi.
– Görüş ve düşüncelerin belirtilmesi.
– Duyguların ifade edilmesi.
– Değer yargılarının belirtilmesi.
Düşüncelerinizi kısaca ifade etme alışkanlığınıza rağmen insanların sizi anlayacaklarını varsaymak yanlış bir tutumdur. İnsanların bir anda kendi anlama biçimlerinden sizinkine sıçrama yapmalarını bekleyemezsiniz. Kimse sizin kafanızın içinden geçenleri okuyamaz. Anlaşılmasını istediğiniz şeyi açıkça ifade edemezseniz, insanların sizi anlamasını da kesinlikle beklemeyin.
Kimi zaman, alıcı mesajınızı çözmeden önce onu tekrarlamanız gerekebilir. Mesajı iletmek için seçtiğiniz sözcüklerin anlaşılmadığı belliyse, ifade şeklinizi değiştirmeniz en iyi davranış olacaktır; gerekirse, mesajınızın doğru şekilde alındığından emin olana kadar uygun ifade yollarını aramaya devam edebilirsiniz.
Değişik cümleler ve sözcükler farklı kişilere, farklı şeyler ifade ederler. Bunu aklınızda tutarsanız, doğru sözcükleri seçme şansınız büyük olasılıkla artacaktır.
Dili doğru kullanmak:
Dil, düşüncelerin ve deneyimlerin iletilmesini ve aktarılmasını sağlayan süzgeçtir. Sözcükler çoğunlukla, içinde yer aldıkları anlamsal kontekse (bağlama) göre değişik anlamlar taşıyabilirler.
Örneğin; “form” sözcüğü, biçim, suret, beden, kalıp, cisim, başvuru fişi gibi birçok anlama gelebilir.
Herkesin, iletebileceği bir dizi değişik düşüncesi ve fikri vardır. Bunlar, “Gök mavidir” biçimindeki çok basit bir cümleden tutun da “Düşünüyorum, öyleyse varım” gibi ondan çok daha karmaşık cümlelere kadar uzanabilir. Ayrıca belli bir kültürel ortamın bireyleri ortak bir dil kullansalar da, dilin kullanımı tek örnek, tek biçim olmaktan uzaktır.
İnsanların sözcüklere bağlamak istedikleri ya da yükledikleri anlamlar çoğunlukla sözlüklerdeki anlamsal karşılıklarına uymayabilirler ve çoğunun anlamsal tanımı, bireylerin sözcükleri kullanış tarzlarına ve amaçlarına bağlı olarak değişir. Örneğin, sözcükleri kimi zaman:
– Uydururuz (montajlamak, fakslamak gibi…).
– Ailemizden, arkadaşlarımızdan devraldığımız sözcükleri kullanırız (“kılın teki”, “uyuz tip” gibi).
– İyi bir etki yaratacağını umduğumuz uzun ve zor sözcüklere başvururuz (“buna dayanarak” yerine “binaenaleyh” ifadesinin kullanılması gibi).
– Birden fazla anlama gelebilecek kısaltmalar kullanırız. (PC, İngilizce’de polis, bilgisayar ve politik bakımdan doğru tutum anlamlarına gelir.)
İster basit ister karmaşık mesajlar yollayın, bunları alan kişi tarafından ister istemez bir değerlendirmeye tabi tutulursunuz. Dilin geleneksel biçimlerini ve dilbilgisini doğru kullanırsanız, insanlar sizi daha iyi ve kolay anlayacak, mesajınızı da doğru yorumlayacaklardır.
Mesajı görüntüyle desteklemek:
Birçok mesaj sözcüklerle ifade edilemeyecek kadar karmaşık ve güç olabilir. Böyle durumlarda başvuracağınız bir şekil, düşüncenizi daha güçlü ifade eder. Gerçekten de, bir görüntünün bir sözcüğe bedel olduğu söylenir. Dünyadaki en önemli fikirlerin bazıları bir sofra örtüsünün üzerine, bir tahtaya ya da bir zarfın arkasına çiziktirilmişlerdir. Görsel bir imaj kullanarak insanların mesajı anlamalarına ya da hatırlamalarına katkıda bulunabiliyorsanız, bunu yapmakta hiçbir zaman tereddüt etmeyin.
Kuru kasvetli, sıkıcı olguları, neşeli, rahatlatıcı ifadelerle sunmaya çalışmak da önemlidir. Demek ki başkaları ile iletişim kurarken bir dizi görsel ve sözel imajı bir araya getiririz; bütün bu uzun işlemler aslında, insana çok küçük bir şeyi anlatmak ya da hatırlatmak içindir.
2- Mesajların alınması:
Etkili ve sonuç alıcı bir iletişim kurmak, mesajların doğru çözümlenmesine bağlıdır demiştik. Mesajı alan karşı tarafın da, bilgileri bir süzgeçten geçireceği kesindir. Alıcının böyle davranmasının birçok nedeni vardır:
– İnsanlar bilgileri bireysel ihtiyaçları için toplarlar.
– İnsanlar kendilerine ulaşan bilgilerin sadece ilgilerini çeken yanlarına dikkat ederler.
– İnsanların algıları, onların bilgileri objektif değil de taraflı bir tutumla yorumlamasına yol açar.
– İnsanlar daha çok, görmek ve duymak istedikleri şeyi görüp duyarlar. Bu, yollayıcının ilettiğini düşündüğü mesajın aslında alıcı tarafından her zaman alınmadığı anlamına gelir. Dahası yollayıcı bilgileri süzgeçten geçirerek yolluyor, alıcı da bunları tam olarak almıyorsa, ciddi yanlış anlaşılmalara yol açacak uçurumlar ortaya çıkabilir.
Bir mesajı çözerken ya da alırken, çeşitli faktörler, göstermeniz gereken titizliği olumsuz etkileyebilirler. Bunların arasında en sık karşılaşılanlar:
– Hüküm: Karşınızdaki kişinin neden söz ettiğinin farkında olmadığını düşünüyorsanız ya da bilginin kaynağını güvenilir bulmuyorsanız, inanmakta güçlük çekersiniz.
– Önyargılar: Hiç kimse tarafsız değildir. Büyük olasılıkla, onayladığınız, benimsediğiniz şeyleri dinlersiniz. Sözgelimi bir politikacının konuşmasını dinleyen farklı kanattan başka bir politikacı konuşanın söyledikleri içinden sadece eleştirebileceği ve karşı çıkabileceği bölümlere kulak verip, ötekileri es geçecektir.
– Ruhsal atmosfer: Gergin ve sinirliyseniz, hiçbir şey moralinizi düzeltmeye yetmeyecektir; muhtemelen olumlu olabilecek şeyleri bile olumsuz yorumlar, iyi haberleri bile kötüye yorarsınız. Oysa kendinizi mutlu hissediyorsanız, en berbat haberler bile size o kadar kötü görünmeyecektir.
Bütün bunlar insanlann bilgi ve mesajları alış tarzlarını belirleyip sadece özel, belli bilgilere dikkat edecekleri anlamına geldiği gibi, yollayıcı taraf kusursuz bir mesaj yolladığından emin olduğu halde, alıcının bölük pörçük bir mesaj aldığında ısrar etmesi anlamına da gelecektir.
Özet: Vermek ve Almak
İletişimi kurma sürecinde iki can alıcı nokta bulunmaktadır. Mesaj hem açık seçik yollanmalı hem de net biçimde alınmalıdır. İletişim, etkili, sonuç alıcı bir almanın birleşmesinden oluşur. Yani, iletişim ilmeklerden oluşmuş, kopuksuz bir iptir.
Bu temel üzerinde, aslında bağlantıları kuran alıcıdır. Yollayıcı sadece konuşur ya da yazar, alıcının cevap vermesini mümkün kılacak bir ortam hazırlar.
Şöyle bir bilmece vardır: Yağmur ormanındaki dev bir ağaç devrilirse, ama ortalıkta bu düşüşü duyacak kimse yoksa, ormanda bir ses çıktığını söylemek mümkün müdür? Bu sorunun cevabı “Hayır” olacaktır, çünkü oralarda bu sesi duyarak yorumlayacak biri bulunmadığı sürece, bir iletişimin gerçekleşmesi de söz konusu olamaz.
Kendinize soracağınız sorular
Bilgileri yollama ve alma süreçleri üzerinde düşünüp kendinize aşağıdaki soruları sorun:
– İletişime sokmadan önce düşüncelerimi sıralayıp düzenliyor muyum?
– Kullandığım sözcükler ve imajlar üzerinde gerektiği kadar kafa yoruyor muyum?
– Bilgiyi, amaçladığım mesaja dönüştürecek şekilde aktarıyor muyum?
– Sözcükleri, alıcı tarafta kolayca anlaşılabilecek şekilde seçiyor muyum?
-Dilin ve dilbilgisinin yerleşik biçimlerini kullanarak, insanların mesajlarımı anlamasını kolaylaştırdığımdan emin miyim?
– Mesajları yansız ve önyargısız karşılamaya çalışıyor muyum?
– Etkili ve sonuç alıcı bir iletişimin gerçekleşmiş olduğunu, ancak alıcının cevaplarından anlayabileceğimi kavrıyor muyum?
Eğer…
– İletişime sokmadan önce düşüncelerinizi düzenleyip sıralıyorsanız,
– Görüşmenize uygun düşecek sözcükler ve imajlar üzerinde düşünüp bunları seçiyorsanız,
– Söylemek istediğinizi açık seçik ifade ederek insanların ne demek istediğinizi anlamalarını sağlıyorsanız,
– Dilin ve dilbilgisinin en iyi etkiyi uyandırabilecek ve sonuç alabilecek şekilde kullanılması gerektiğini biliyorsanız,
– Uygun imajlar, öyküler, kıssadan hisseler, benzetmeler kullanmaya, esprili olmaya çalışıyorsanız; kısacası, iletişim kurduğunuz kimselere düşüncelerinizi
benimsetebilmek ve aktarabilmek için her çareye başvuruyorsanız,
– İlgi ve eğilimlerinizin, mesajları yollama tarzınızı etkileyebileceğinin farkındaysanız,
– Taraflı olmanın ya da ruhsal atmosferinizin, mesajlarınızın gerektiği gibi, doğru alınmasını önleyeceğinin bilincindeyseniz,
– Ancak alıcının size bir cevap vermesi durumunda iletişim kurulduğunu söylemenin mümkün olduğunu anladıysanız, gelişme gösteriyorsunuz demektir.
Konuşmak ve dinlemek
İyi bir iletişim kurmanın sırrı, ne söylediğinizden çok, bir şeyi nasıl söylediğinizin belirleyici olduğunu bilmekte yatar. En iyi etkiyi elde edebilmek için jestlerinizle, ses tonunuzla ve kullandığınız sözcüklerle, aslında son derece geniş olan ifade olanaklarından yararlanmanız gerekir. Araştırmalar, sesiniz, ses tonunuz ve dış görünüşünüzün yarattığınız etkinin yüzde doksanını oluşturduğunu göstermektedir. Şöyle ki:
– Görsel etki: %55. Hal ve tavrınız, jestleriniz, gözlerinizle kurduğunuz temas ve genel davranışlarınız doğrudan etki yaparlar. Hareketlerimizin ve yüz ifademizin kullandığımız sözcüklerden sekiz kat daha güçlü olduğu düşünülmektedir. Bu noktalara gereken önemi verdiğinizden emin olmalısınız.
– Ses etkisi: %38. Sesinizin tonu, ses perdeniz ve konuşma hızınız, söylediklerinizin nasıl yorumlanacağını belirleyecektir. Etkinizin %30’u sesinizi kullanışınıza bağlı olduğundan, mesajınızın alımlanma şansını artıracak bir ses tonu bulmalısınız.
– Sözel etki: %7. Seçtiğiniz sözcükler yaratacağınız etkinin büyük bir bölümünü belirlemeyecektir; ancak sesin ve görsel imajların etkisi geçtikten sonra, geriye sözel öğelerin yani sözcüklerin oluşturduğu mesajdan başka bir şey kalmayacağını unutmayın.
Mesajınızı gerektiği gibi iletebilmek ve anlaşılmasını sağlayabilmek için, ona beden dilinizle, vurgulamalarla ve sesinizle eşlik etmeniz gerekmektedir.
1- Konuşmak:
Konuşurken, dinleyicilerinizde kendinize güvendiğiniz izlenimini uyandırmanız gerekir. Kendinizi sesiniz ve görünüşünüz aracılığıyla sunarken bu ikisi arasında bir uyum olmalıdır. Alıcıda güvenilir biri olduğunuz izlenimini bırakmamışsanız, mesajınız ne kadar parlak olursa olsun kimseyi inandıramaz, sözlerinize güvenmelerini sağlayamazsınız.
Hareketler sözcüklerden daha yüksek sesle konuşurlar. Bu yüzden davranışlarınızla söylediklerinizin uyum içinde olmasına dikkat etmelisiniz. Bir şeyin belirtilerini verip, bununla ilintisiz bambaşka bir şey söylemek karşınızdakilerce samimiyetsizlik belirtisi olarak algılanacaktır. Böyle bir uyuşmazlık varsa, örneğin bir yandan “İyiyim,” derken ellerinizi nereye koyacağınızı bilemiyorsanız, kaslarınız seğiriyorsa, insanlar sizin sözlerinize değil, beden dilinize inanma eğilimi göstereceklerdir.
Bunu bilmeniz kendinizi kontrol altında tutmanıza yardımcı olur ve mesajınızı daha etkili vermenizi sağlar. Daha güvenilir ve kendinizden emin görünmenizi, dolayısıyla da daha iyi iletişim kurmanızı sağlayacak bazı basit önlemler vardır. Bunlar:
Gözlerinizi kullanmak:
Karşınızdakinin alnına ve omuzlarına değil de doğrudan gözlerine bakmak, ona önem verdiğinizi gösterir. Bu davranışınız dinleyicinizin gururunu okşar, dikkatinin dağılmasını önler, ama daha da önemlisi, size güvenmesini sağlar. Sizinle konuşan kişi gözlerini kaçırıyorsa, onun söylediklerinize ilgi duymadığı ya da belki sizden hoşlanmadığı izlenimini edinirsiniz.
Yüzünüzü ve ellerinizi kullanmak:
Konuşma sırasında karşı tarafa birçok sinyal yollanır, özellikle de yüzünüz ve elleriniz aracılığıyla. Bu iki kaynağı iyi değerlendirerek, insanlar üzerinde bırakacağınız etkiyi önemli ölçüde artırabilirsiniz.
– Yüzünüz: Saniyenin yirmi beşte biri kadar süren zayıf bir izlenim bile karşınızdakilerin hemen alıp değerlendirecekleri duyguları açığa vurur. Gülümsemeniz, iletişime açık biri olduğunuz duygusunu yaratır. İnsanlar aslında sandıkları kadar sık gülümsemezler. Gözlerden yansımayan sabit sırıtmadan farklı olan hakiki gülümseme, fizyolojik olarak beynin kimyasal yapısını etkiler ve kendinizi iyi hissetmenizi sağlar. Bu duygunuz da karşı tarafı etkileyecek biçimde iletişime yansır.
– Elleriniz: “Konuşan” eller dinleyicileri çeker ve söylemek istediğiniz şeyi anlamalarını kolaylaştırır. Bir yabancı dilin kullanımı sırasında dil sürçmeleri iletişime engel olduklarında insanların çare olarak sık sık başvurdukları el kol hareketlerini düşünün. Ellerinizi açık tutarak yaptığınız hareketler iletişime olumlu bir güç katar, sizin kendinizi, bütün yüreğinizle söylemek istediğiniz şeye verdiğinizi gösterir.
Görsel ifadeler yolladığınız mesajın parçasıdır. Birisiyle konuşurken onunla göz teması kurmaz; uygun bir ifade benimsemez ya da jestlere başvurmazsanız, insanlar söylediklerinize inanmama eğilimi gösterirler.
Bedeninizi kullanmak:
Konuştuğunuz kişiyle göz teması kurdunuz ve ifade tarzınız da onu etkiledi. Bedeninizin geri kalanını kullanarak, bıraktığınız olumlu izlenimi güçlendirebilirsiniz.
Ne kadar güvenilir olduğunuzu bedeninizle göstermenin çeşitli yolları vardır ve bu beceriniz, başkaları üzerinde bıraktığınız olumlu izlenimi artırır.
– Postür, yani bedenin duruşu: Baston gibi dimdik oturur ya da durursanız, bu size otorite sağlar; tabii buna ihtiyacınız varsa. Omuzlarınızı geri atmak, yayılmak, bacak bacak üstüne atmak, resmi bir durumun ağırbaşlılığını ortadan kaldırabilir, ama resmi olmayan birine daha sempatik gelebilir.
– “Sızıntı”: Ellerin ve ayakların irade dışı hareket etmesi durumunda, ilgisizlikten endişe duymaya kadar bir dizi duygu “kaçağı”na yol açarsınız. Yüzünüz ve bedeniniz istediğiniz kadar sakin görünsün, kavuşturulmuş kollar, kemirilmiş tırnaklar ve titreyen dizler derinlerdeki bir huzursuzluğun apaçık belirtilerini sunar.
– Mesafe: Birisinin fazla yakınında durmak onun üzerinde tehdit altında olduğu izlenimini bırakabilir. 2-3 metreden daha yakın bir mesafede durursanız, dinleyiciniz içgüdüsel olarak geri çekilme ihtiyacı duyacaktır; birisinin gizlice üzerinize gelmesi durumunda hissedeceğiniz huzursuzluktan ötürüdür bu. Ama 4 metre ya da daha fazla uzakta durursanız, dinleyiciniz sizin kayıtsız, umursamaz olduğunuzu düşünüp kendini yalıtılmış hissedecektir.
Bedensel davranışlar söylenen şeye destek verebilecekleri gibi onun değerini de düşürebilirler. Burada söylediklerimizi kavrarsanız, kendi beden dilinizi de kolayca denetleyebilir ve yönlendirebilirsiniz. Kendinizi değişik koşullarda sunuşunuzun etkisini artırmak için bir ya da daha fazla jesti devreye sokarak, sözel mesajınızı duruma uygun görsel katkılarla destekleyebilirsiniz.
Sesinizi kullanmak:
Sesiniz, insanları sizi dinlemeye yöneltecek iletken bir atmosfer yaratma konusunda güçlü bir araçtır. Burada göz önünde bulundurulması gereken bazı noktalar vardır:
– Ses perdesi ve tonu: Kalın, pes sesler çekicidirler ve daha fazla ciddiye alınırlar. İnce, cırtlak bir ses kendini denetleyemeyen ve abartılı davranan bir insan izlenimini verecektir. Ayrıca en yüksek perdeden bir sesin bile kendi içinde alçaktan yükseğe doğru çeşitli perdeleri vardır. Sesiniz yüksek perdeli bir ses bile olsa gene de en alt perdesini bulup üzerinde çalışarak, bu perdeden konuşmayı zamanla öğrenebilirsiniz.
– Konuşmanın hızı: İyi ayarlanmış bir konuşma hızı dikkatleri diri tutar ve mesajın karşı tarafça alınmasını sağlar. Çok hızlı konuşursanız, karşıdakiler söylediklerinizin hepsini anlayamazlar. Ama öte yandan gereğinden yavaş, kasvetli, acıklı bir sesle konuşursanız, karşınızdakiler sıkılacaklardır. Ayrıca kekeleyerek konuşursanız, insanlar endişeli ve huzursuz olurlar. Doğal nefes alma araları, insanlara söyleneni toparlayabilme fırsatı verir; araları bilinçli bir şekilde yerinde kullanır ve onlara yapıcı bir işlev yüklerseniz, siz öteki bölüme geçmeden önce, karşınızdakiler o zamana kadar söylenenleri toparlama olanağı bulurlar.
– Vurgulama: Ses tonunuzu yükseltip alçaltarak, belli sözcükleri daha fazla vurgulama olanağı elde edersiniz. Yeterince vurgulanmazsa, insanlar hangi sözlerin ötekilere göre daha önemli olduğunu anlayamazlar. Öte yandan gereğinden fazla vurgulama, dinleyicilerin başlarını döndürüp onların yorgun düşmelerine yol açar.
Örneğin telefonda görsel ipuçları yollayamayacağınıza göre, iki şey sesinizin etkisini artırmak bakımından size yardımcı olabilir. Vücudunuzu dik tutarak ayakta konuşursanız, soluk alıp vermeniz kolaylaşır; böylelikle sesinizin netliği artar. Gülümseyerek konuşmanız, ses tellerinizin çevresindeki kasları etkiler, sesinizin daha içten çıkmasını sağlar; böylece bu olanaklardan yararlanarak konuşma sırasında kullanmadığımız görsel boyutun eksikliğini tamamlayabiliriz.
2- Dinlemek:
Birisini dinlerken kendinizi onun yerine koymanızda yarar vardır. Karşınızdakini dikkatle dinleyebilirsiniz, ancak bunu konuşmacıya belli etmezseniz, onun bunu fark etmesi olanaksızdır.
Tepkinizi belirtmediğiniz sürece konuşmacı kendisini dinleyip dinlemediğinizi, onu anlayıp anlamadığınızı çıkartamaz. Karşınızdakinin söyledikleriyle ilgilendiğinizi göstermek, sözlerine devam etmesi konusunda onu yüreklendirmenizi sağlar. Konuşan kişiyi dinlediğinizi göstermenin birkaç kolay yolu vardır:
İlgilendiğinizi göstermek:
Söylenenlerle ilgilendiğinizi, konuşmanın size ilginç geldiğini ve söylenene katıldığınızı göstermek için:
– Göz teması kurun: Dinlerken konuşanın doğrudan gözlerine bakmalısınız. İnsanlar kendilerini dinleyip dinlemediğinize, söylenenleri alıp almadığınıza, sizin kendilerine bakıp bakmadığınıza göre karar verirler.
– Konuşmacının sözünü kesmeyin: Söylediklerini bitirmesine fırsat vererek söylenenlere değer verdiğinizi göstermiş olursunuz. İnsanlar sözlerinin kesilmesini saygısızlık olarak algılarlar; dolayısıyla önemsenmediklerini düşünürler.
– Söyleneni onaylayın: Gülümseyerek ve başınızı sallayarak söyleneni onayladığınızı.gösterebilir ve konuşmacıyla aynı fikirde olduğunuzu belirtebilirsiniz.
– Söylenenleri dikkatle dinleyin: Kalem, anahtar gibi eşyalarla oynamak, bir şeyler çiziktirmek, parmakları huzursuzca evirip çevirmek ve yerinizde kıpırdanarak rahatsız olduğunuz izlenimini vermek, dikkat dağılmasına yol açar. Konuşan insanlar kağıt üzerine bir şeyler çiziktirmenizi, önünüzdeki kağıtları karıştırıp durmanızı, ikide bir saate bakmanızı, tersi söz konusu bile olsa kendilerini dinlemediğinizin belirtileri olarak yorumlayacaklardır.
– Rahat olun: Gevşemiş bir duruma geçerek (başınızı bir yana eğerek ya da ağırlığınızı bir kalçanız üzerine vererek) dikkatinizi yoğunlaştırdığınızı gösterirsiniz. Bu durumda karşınızdakiler, söylediklerini dikkatle dinlediğiniz izlenimini edineceklerdir.
Bütün bu belirtiler sizinle iletişim kurmaya çalışan kimselerin, söylediklerini dinleyip dinlemediğiniz ve anlayıp anlamadığınız konusunda karar vermelerini sağlayacaktır.
Kavrama yeteneğinizi kontrol edin:
Söylenenleri gerektiği gibi dinleyip dinlemediğinizi ve mesajı doğru alıp almadığınızı kontrol edebilmek için (özellikle telefonda) şunları yapın:
– Mesajı başka sözcüklerle özetleyin: Mesajı kendi sözcüklerinizle yeniden düzenleyip konuşmacıya tekrarlayın. Böylece, mesajı doğru alıp almadığınızdan emin olabilirsiniz.
– Sorular sorun: Sorular sorarak mesajı anlayıp anlamadığınızı yoklayabilir ve konuşmacının da kendisini dikkatle dinlediğinizi görmesini sağlarsınız.
Bu iki şeyi yaparak sadece doğru bilgiyi alıp almadığınız konusunda emin olmakla kalmaz, karşınızdaki kişinin de gerçekte iletmek istediği şeyin asıl odağına yönelmesini sağlarsınız.
Özet: Konuşmak ve dinlemek
İster konuşun, ister dinleyin, jestleriniz, beden duruşunuz, tavrınız, mimikleriniz, yüz ifadeniz, kullandığınız dil ve vurgulamalarınız, inandırıcı ve anlaşılır bir iletişimin temel öğeleridir. Söylemek istediğiniz şeyi canlandırmak için sesinizi ve bedeninizi kullanarak dinleyicileriniz üzerinde olumlu bir izlenim bırakabilirsiniz. Aynı şekilde, davranışlarınız ve tavırlarınızla mesajı aldığınızı göstererek yollayıcı üzerinde iyi bir izlenim bırakabilirsiniz.
Kendinize soracağınız sorular
Konuşma ve dinleme süreçleri üzerinde düşünüp, aşağıdaki sorulara cevap verin:
– Görsel etkilerin kurmak istediğim iletişimin etkili ve sonuç verici olması bakımından ne büyük bir önem taşıdığını kavrıyor muyum?
– Anlaşılmak ve inandırıcı olmak istiyorsam, beden dilimin sözlerimle uyum içinde olması gerektiğini anlıyor muyum?
– Göz temasının kişisel inandırıcılığımı ve güvenilirliğimi sağlamlaştırdığını kavrıyor muyum?
– Mesajımın güvenilir ve inandırıcı bir şekilde yollanması için sesimi nasıl kullanabileceğimi biliyor muyum?
– Göz teması kurarak, insanlara, onları dinlediğimi belli etmem gerektiğini kavrıyor muyum?
– İletilmek istenen mesajı eksiksiz anladığımdan emin olmak için konuşana sorular soruyor muyum?
– Dinlemenin, benden enerjik katılım isteyen, aktif bir süreç olduğunu görebiliyor muyum?
Eğer…
– Ellerinizi ve bedeninizi kullanma biçiminizin ve ifadelerinizin yapacağı önemli etkiyi anladıysanız,
– Beden dilinizin sözel mesajınızla uyumlu olduğundan emin olabiliyorsanız,
– İletişim sırasında göz teması kurmaya dikkat ediyorsanız,
– Sesinizin tonunu, insanların söylediklerinizi ilginç bulmasını sağlayacak şekilde ayarlıyorsanız,
– Konuşan kişiye bakarak ve söylediklerini onayladığınızı göstererek kendisini dinlediğinizi belli ediyorsanız,
– İletilmek istenen mesajı eksiksiz anlayıp anlamadığınızı kontrol etmek için yollayıcıya sorular soruyorsanız,
– İnsanların size söylemek istedikleri şeyi can kulağıyla dinliyorsanız, gelişme gösteriyorsunuz demektir.
Yazmak ve okumak
Söylemek istediklerinizi yazmanız, iletmek istediğiniz mesajın kalıcı bir şekilde kaydedilmesi anlamına gelir. Ne var ki yazmak her zaman kolay değildir.
Bu konuda bir altın kural vardır: Ne yazacağım diye düşünmek yerine önce yazmaya başlayın.
Bir kez düşüncelerinizi yazıya döktükten sonra, taslağınız üzerinde çalışarak, bunun istediğiniz şeyi yansıtıp yansıtmadığından emin olabilirsiniz. Düşüncelerinizi en baştan mükemmel biçimde yazıya dökmeyi umuyorsanız, büyük olasılıkla hiçbir zaman yazmaya başlamayacaksınız demektir.
1- Konuşmak mı, yazmak mı?
Yazmak oldukça zaman alır ve iletişimin konuşmaya göre kişiden daha fazla şey talep eden biçimidir; ama konuşmaya göre de epeyce avantajı vardır.
Yazılı bilgi, karmaşık malzemenin çok daha kolay tasnif edilip düzenlenmesini sağlar. Böylelikle anlaşılmayı kolaylaştırır, üstelik, sonradan insanın o malzemeye başvurmasını mümkün kılar.
Çeşitli vesilelerle çeşitli kimselerle ayrı ayrı iletişim kurmak zorundaysanız, performansınızın sabit kalması mümkün değildir. Bu durumda ortaya çıkabilecek küçücük bir farklılık ya da ihmal, herkesin söyleneni farklı biçimde yorumlamasına yol açarak karışıklık yaratacaktır. Oysa yazılı bir mesajla, herkes aynı bilgiyi edinecektir.
Öte yandan, sözcükler özenle seçilmemişlerse, insanların yazılanları yanlış yorumlamalarına zemin hazırlanmış olur. Bir belgeyi okurken herhangi bir sözcüğün ya da cümlenin ne anlama geldiğini, sözlü iletişimde olduğu gibi sorma ya da açıklatma olanağınız yoktur; dolayısıyla başlangıçta açık seçik yazıya dökülmemiş bir şey yorumları tartışmalı hale getirebilir.
2- Okumak:
İnsanlar bir belgeyi okurken, ne içerdiğini anlama ve kavrama amacı güderler. Okumak, mevcut bilgiye dayanarak ve bu bildiklerinizden yola çıkarak iletilen bilgiyi seçmek, aramak ve toplamak demektir.
İnsanların, sizin yazdıklarınızı kolayca okuyabilmeleri için şu noktalara dikkat edin:
– Kullandığınız dilin dilbilgisi, sözdizimi kurallarını, metaforlarını, benzetme yapma olanaklarını iyi değerlendirin.
– Okuyan kişi, bilgisini okuduğu belgeden edinecektir; insanlar genellikle okudukları şeyler hakkında çok az fikir ya da bilgi sahibidirler. Bilgi sahibi olsalar, zaten o konuya ilgi göstermezler.
– Belgenin niçin okunduğunu, zevk için mi yoksa mesleki nedenlerle mi okunduğunu göz önünde bulundurmak gerekir.
Akıcı okumak demek, belli bir hızı tutturmak demektir. Buna yapabilmek için de bir sonraki cümlede neyin geleceğini kestirebilmek gerekir. Alışık olmadığımız bir içerik ve üslup, okumanın hızını yavaşlatır ve hız ortadan kalkarsa, insanların ilgileri dağılır ve sonuçta okumaktan tümden vazgeçebilirler.
Doğru yazmanın basit kuralları:
İnsanların, aktarmak istediğiniz şeyin özellikle önemli noktalarını anlamasını istiyorsanız, iletmek istediğiniz bilgileri anlaşılır biçimde düzenleyin. Bir mesaj belirsizliklerle doluysa ve iyi anlaşılmıyorsa, insanlar okuduklarını yanlış yorumlayabilir, yanlış varsayımlarla hareket edebilirler; edebiyata özgü bir deyişle ‘satır aralarını okurlar’. Netliği sağlamak, az ve öz yazmak kuşkusuz çok zaman alır ve epey enerjiye mal olur. Şu espride çok iyi dile getirilmiş bir gerçektir bu: “Bu mektubun bu kadar uzun olmasından dolayı üzgünüm. Ancak daha kısa bir mektup yazacak zamanı bulamadım.”
Yazıyla iletişim kurarken önemli olan, insanların yazdıklarınızı okumayı istemesini sağlamaktır. Bunun anlamı şudur:
– Yazarken doğru yazın: Yani yazdıklarına önce herhangi bir biçim verin, daha sonra iletmek istediğiniz şeyi yazdıklarınız içinden yeniden özetleyecek kadar zaman ayırın.
– Satırbaşlarını, kağıdın yüzeyini, paragrafları ve vurgulamaları iyi değerlendirin: Görsel ve sessel işaretleri oluştururken, bu saydıklarımız etkili ve belirleyici öğelerdir. Merak ve ilgi uyandırır; böylece yazılı olan şeyi alımlamaları için insanları yüreklendirir, zihinsel olarak aşırı yorulmalarını ve başarısızlığa uğramalarını önler.
– Başlıklar ve değişik karakterde harfler kullanın (hatta küçük bir sinopsis yazın): Böyle hazırlanmış bir yazı, bir kılavuz gibi yolunuzu daha kolay bulmanızı sağlar.
Konuşurken dili daha özgür ve serbestçe kullanırsınız. Oysa insanlar düşüncelerini kağıda dökerken güçlüklere bizzat yol açarlar. Sözgelimi, “ödeme güçlüğü” yerine “finans sorunu var”; “yapmak” yerine “icraatta bulunmak”; “karardan sonra” yerine “kararın alınmasını takiben”, “ancak” yerine “mamafih” gibi kavram ve sözcükleri seçerek, hem iletmek istedikleri mesajı karmaşıklaştırırlar, hem de onu okuyan kişinin anlamasını zorlaştırırlar.
En sade ve basit olanın, en kolay okunan ve anlaşılan olduğu hiçbir zaman unutulmamalıdır.
Özet: Kağıda Dökmek
Yazılı metinler kullanarak iletişim kurmak okuyucunuzu her zaman uyanık, canlı tutmanızı şart koşar. İyi bir sunuş, yazılı konunun kolay anlaşılmasını ve izlenmesini büyük ölçüde destekler ve insanlar yazılanı anlarlarsa, okumaya devam etme konusunda da motive olurlar.
Yazdığınız şeyi kolay ve rahat alımlanabilir hale getirerek okuyanın ilgisini canlı tutabilirsiniz. Ayrıca böylelikle yazdığınız metnin okunmaya değer bir metin olduğu izlenimini verirsiniz. Bu durumda yazdıklarınız büyük olasılıkla ikinci kez bile okunacaktır.
Kendinize soracağınız sorular
Yazılı mesajlarınızı nasıl hazırlayacağınız üzerinde düşünerek, aşağıdaki sorulara cevap verin:
– Yazılması gerekeni yazmak için yeterince çaba harcıyor muyum?
– Doğru metin elde edene kadar yazdıklarımın üzerinde duruyor muyum?
– Yazdığım şeyleri açık seçik, kısa ve özlü ifade ediyor muyum?
– İletmek istediğim mesajı ve bilgileri, okuyanın kolayca izleyebileceği bir şekilde kaleme alıyor muyum?
– Değişik yazı karakterleri ve yeterince başlık kullanarak okuyanı gerektiği kadar yönlendirdiğimden emin miyim?
– İletmeyi amaçladığım mesajı ifade etmek için mümkün olan en yalın ve basit dili kullanıyor muyum?
Eğer…
– İletmek istediğiniz şeyleri kağıda dökmenin yararlarını anladıysanız,
– Düşüncelerinizi ve mesajınızı önce hemen yazıyor, daha sonra onları doğru, anlaşılır hale getirmek için yeniden düzenliyorsanız,
– Okumanın, seçerek bilgi arama anlamına da geldiğini kavradıysanız,
– Belgeleri, en fazla etki yapacakları şekilde düzenliyorsanız,
– Dilin yaygın ve doğru olan şeklini kullanıyor, böylelikle okuyanların sizin yazdıklarınızı kolayca anlamasını sağlıyorsanız,
– Yalın sözcüklerin mesajınızı daha iyi ifade ettiğini biliyor, karmaşık sözcük ve cümlelerden kaçınıyorsanız,
– Yazılı mesajınızın okunmaya değer bir hale gelmesini amaçlıyorsanız, gelişme gösteriyorsunuz demektir.
